新心資安科技企業會議診斷工具書
說明：
- email:u867933@gmail.com
- 本課程係針對企業和上班族所推出的。
- 課程內容歡迎檢視使用，可以email問問題4次，超過4次時每問題收台幣100元。
- 玉山銀行 北新分行
- 銀行代號808帳號0901-979-145923
- 戶名：陳瑞麟
新心資安科技
企業會議診斷工具書
目錄
表目錄
第一章前言
2019年12月開始流行的新冠肺炎（COVID-19），改變了世界各國包含台灣的工作職場環境。社交距離、戴口罩、線上會議、在家辦公，雖有確診，但台灣仍堪稱是最安全的國度。
這一波的疫情，截至2021年5月，台灣企業面臨挑戰不斷，不論是企業的內外銷、人員的進用、生產線的安排、資源的再活化、研究與發展、財務管理的調度與股市的投資，企業都必須要有一項企業診斷工具，協助中長期的策略，與日常決策。
疫情時期，開業績檢討會議是最常遇見的，每個部門都被要求要達成業績目標，要多接觸客戶，然而企業對於客戶、市場的深入感知、企業自身應有的定位、產品是否該修正，被列在其次。
本工具書除了提出適合的會議進行方式外，會提供貴公司同仁五個面向的會議方向（可以另搭配一些管理個案使用）。這五個面向包含本質、明責、資訊、執行、道德。最後則以EXCEL登打，並做成雷達圖，進一步區分企業下一階段目標。
第二章開會方式
開會，傳統上是一種及時性溝通，到了會場上，才知道與會人仕提出的意見，雖然會有會議議程和投影片事先可以拿到，但會議紀錄者、主席要在漸次發言中掌握各與會單位意見並做出決議、執行部門、不同意見的裁決或緩議，在在考驗著會議主席的臨場應變能力。
有沒有辦法可以使不確定因素少一些呢，答案是可行的，只要透過發言單的事先隨議程發送，就可以大大減輕會議主席主持的壓力。另外就是會議主題要聚焦明確在前言所提到的五個方向之一。
第一節發言單
做會議紀錄的人，最關鍵的就是聽會議主席對於會議討論中的裁決，但是一場會議與會人數越多，中間的討論就會越加複雜，專有名詞、關鍵意見通常主席也很少停下來詢問這些細節。如此，一張事先準備好隨議程發送的會議發言單就很重要。
會場中要準備名牌，包含單位、職稱和姓名，可以重覆使用，且對主席和會議紀錄者而言，方便一目了然誰說了什麼，同時可以和發言單相對照，有利於會議紀錄者掌握討論重心，主席也方便裁決。
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OO公司OO會議發言單 |
|
|
姓名 |
OOO |
|
單位 |
|
|
職稱 |
|
|
發言記要 |
議程意見一： 議程意見二： |
|
回應他單位發言 |
單位一： 單位二： |
第二節議程
議程是指會議當天要討論的事項，會議在聚焦而不在議題多，而且因為事先有發言單，所以不設臨時動議。議題要設定在公司所面對的經營管理根本性問題或危機。
例如「公司股權分散下遇市場派攻擊」，公司的股權有多分散，屬性就是屬於資訊。而分散下如何使公司收集回足夠的股權，就是屬於明責。屬性的部分，後面會有更詳細的定義。
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OO公司OO會議議程 |
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|
會議日期 |
|
|
會議主辦單位 |
|
|
與會單位 |
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|
議題 |
公司股權分散下遇市場派攻擊 |
|
屬性 |
☐本質OO%☑明責OO%☑資訊OO%☐執行OO%☐道德OO% |
第三節簽到表
簽到表的製作，單位、職稱都應事先填妥列印，姓名則可留空，在會議當天與會人員簽名之後再行繕打，並應留一二個空格，以供臨時與會人員簽到。但建議臨時人員要與會，仍應事先備妥發言單於會議一天前送給會議主辦單位和主席。
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OO公司OO會議簽到表 日期：110年0月0日 |
||
|
單位 |
職稱 |
姓名 |
|
董事長室 |
董事長 |
OOO |
|
董事長室 |
獨立董事 |
OOO |
|
財務部 |
處長 |
OOO |
|
OOO |
OOO |
OOO |
|
OOO |
OOO |
OOO |
第四節會議紀錄
會議紀錄分為爭論點和主席裁決，與會單位由於職責不同，會有各自的看法，此時一個好的會議主席，要做到每議而能決，對於議題一定要當下就做決定，否則寧可在會議前看到發言單時即指示意見分岐單位事先溝通並修正發言單。
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OO公司OO會議紀錄 |
|
|
會議日期 |
|
|
會議主辦單位 |
|
|
與會單位與人員 |
董事長OOO、獨立董事OOO、監察人OOO、財務部OOO、OOO |
|
議題 |
公司股權分散下遇市場派攻擊 |
|
屬性 |
☐本質OO%☑明責OO%☑資訊OO%☐執行OO%☐道德OO% |
|
紀錄 |
一、公司董事長應否從市場購入股權（董事長）（考核時間：會議結束起一個月） 二、是否應公開呼籲投資人支持公司（財務部）（考核時間：會議結束起一個月） |
第三章本質
本質，就是不斷的釐清，有一本書的標題下的很好：「問題後面隱藏的問題」，我覺得這就是本質所想要掌握的。企業應該時舉辦會議問自己：
1．
我們最關鍵的本業是什麼：這裡的本業指的是產業，而非產品。例如南僑化工，其最關鍵的就是肥皂；中國鋼鐵，其最關鍵的就是鋼鐵。在大部分的時間裡，本業指的是佔營收最大宗的產品所屬的行業。
2．
我們的本業需要改變嗎：本業會邁入成熟期，產業的需求面和供給面都會限制產業的未來發展。所以很多時候，本業有可能會發生質變，例如亞馬遜公司推出網站託管服務，它從電子商務B2C（企業對購書個人）轉換到B2B（企業對企業）。這是因為看好手機等平台盛行，越來越多的企業需要架一個安全的網站，所以就做出這樣的改變。
3．
我們的使命是否得到貫徹？需要改變嗎？：使命是指企業生存的理由，開設實體店面、興辦工廠、租用員工辦公室，都是生存的成本，對企業主和同仁而言，時時開會討論我們目前的企業目前是否落實，以及是否需要改變，企業主可以得到來自同仁、客戶、供應商的反饋。
4．
我們的價值觀是否得到貫徹？需要改變嗎?：企業的價值觀是指企業在追求經營成功過程中所推崇的基本信念和奉行的目標。定期開會討論企業目前的價值觀是否落實以及是否需要改變，可以讓企業主從高層的角度讓所有日常決策，有一個參考準則。
第四章明責
明責，是明白我們企業能改變什麼？不能改變什麼？不能改變的就不是本企業的責任。明責可以了解企業的疆界在那裡，能改變的做出因應，不能改變的就接受現況做為企業經營的限制。企業應該在外在經營環境發生變化時，召開明責的會議。
1.
客戶或市場的變化我們能不能因應：例如新冠肺炎疫情造成呆帳，貨出去了但錢沒有辦法進來，因為客戶沒有銷售給終端消費者。這時候加強催收沒有用，反倒是應該協助客戶使用電子商務配合宅配業者，以科技化的方式來推動產品的銷售。但如果是市場的變化，客人不再需要本公司現有的產品，那明責的對象就應該是研發部門和生產部門。
2.
國外關稅壁壘我們能改變嗎：答案顯然是不行，當遇到不合理的關稅壁壘時，除了放棄該市場，別無它途。
第五章資訊
資訊是指公司內外部所發生事件的溝通，大到國際事件，小到法令規章，都可以是會議的議題。
1.
這則訊息有充份的證據支持嗎：判斷資訊的真實性，無論是媒體報導、公司內外部消息人仕，或是來自主管機關的公文，都需要討論其可信度。
2.
各方消息假設都是可信的，我們能做什麼：通過前開可信度的辨別後，假設消息可信，則企業應做出什麼回應？
第六章執行
開會是很耗費時間人力的，而更浪費的是事後的會議結論不被執行，執行會議的召開在討論下列幾個事項，這裡的執行偏重於考核與追蹤，確保執行成績：
1.
各決議事項是否有明確的執行單位：本質、資訊、明責會議的決議事項，是否每個事項都有明確的執行單位。
2.
執行單位是否有異動的需要：前開執行單位如認為有必要，可以申請異動執行單位。
3.
各決議事項是否如期、如決議執行：這點最重要，議而不決、決而不行是阻礙公司因應外界變化的最大的問題。所以會議記錄中必須明確記載負責部門與考核期間，並不定期召開執行會議，討論如期、如決議執行。
第七章道德
道德面向的會議，建議每季定期召開，公司必須要負起道德責任，除了合法經營以外，對於道德的注重也是很重要：
1.
我們現在各項業務是否合乎道德：道德意味著不論法令規定鬆緊都需要誠實。符合道德的企業才能長久。
2.
未來環境變遷下我們會面臨什麼道德難題：企業無法置身於國際、社會之外，例如勞動法規的修正、最低工資的給付，都會增加公司的經營成本，這也很考驗公司應變的能力，不偏向資方也不偏向勞方，追求優於法令、符合道德的雙贏。
第八章統計分析
第一節會議屬性表
會議屬性表是從會議紀錄中整理出來的，id欄位是會議編號，會議主辦單位、與會部門、議題以及各種屬性都來自會議紀錄表。由於本工具書定位是公司重大議題，所以會議主辦單位均為董事長室。由屬性表中我們可以看到，那些與會單位是經常參加的，例如獨立董事。
另外，我們藉由會議編號，也可以得知己經舉辦過幾場會議。而五種屬性中是否皆有舉辦。例如研發部議題CC，就是100%都在討論一則資訊及（或）因應方式。而議題AA，則同時是了解本質，同時需要執行。
|
id |
會議主辦單位 |
與會單位 |
議題 |
本質 |
執行 |
資訊 |
明責 |
道德 |
|
1 |
董事長室 |
獨立董事、財務部 |
AA |
60% |
40% |
0% |
0% |
0% |
|
2 |
董事長室 |
生產部、財務部 |
BB |
0% |
100% |
0% |
0% |
0% |
|
3 |
董事長室 |
獨立董事、研發部 |
CC |
0% |
0% |
100% |
0% |
0% |
|
4 |
董事長室 |
獨立董事、公關部 |
DD |
0% |
0% |
50% |
0% |
50% |
|
5 |
董事長室 |
獨立董事、會計部 |
EE |
0% |
0% |
0% |
100% |
0% |
第二節結論追蹤表
結論追蹤表中，只追蹤需要執行的議題，例如AA和BB，每隔一個固定期間，即追蹤負責人員之辦理情形。已決議之事項，除外界環境改變而以新決議事項取代舊決議事項外，目標為各決議事項一律如期如質完成。
|
id |
主辦單位 |
負責單位 |
負責人員 |
議題 |
決議事項 |
辦理情形 |
|
1 |
董事長室 |
獨立董事 |
OO |
AA |
OO |
|
|
2 |
董事長室 |
生產部 |
OO |
BB |
OO |
|
第三節統計分析
請參見目錄內所屬的EXCEL表，會議屬性表可以做統計分析。首先選取D1-I6儲存格，然後選擇「插入」／「圖表」／「直條圖」／「平面直條圖」／「堆疊直條圖」
在圖表的右方按右鍵，選「移動圖表」
再為圖表命名，放置圖表的位置選擇「新工作表」，然後命名為「會議屬性分析圖」
然後，就可以進行分析，例如本季度共召開五次會議A-E，其中A、B是需要執行的。C是資訊的釐清、D是道德資訊的釐清、E是明責。
所以我們可以判定，討論道德的D會議沒有應執行事項。而E會議討論的是明責，但是都沒有執行事項，值得再度檢視。
第九章各章所示表單
表格
1會議發言單
|
OO公司OO會議發言單 |
|
|
姓名 |
|
|
單位 |
|
|
職稱 |
|
|
發言記要 |
議程意見一： 議程意見二： |
|
回應他單位發言 |
單位一： 單位二： |
表格
2 OO公司OO會議議程
|
OO公司OO會議議程 |
|
|
會議日期 |
|
|
會議主辦單位 |
|
|
與會單位 |
|
|
議題 |
|
|
屬性 |
☐本質☐明責☐資訊☐執行☐道德 |
表格
3 OO會議簽到表
|
OO公司OO會議簽到表 日期：110年0月0日 |
||
|
單位 |
職稱 |
姓名 |
|
董事長室 |
董事長 |
OOO |
|
董事長室 |
獨立董事 |
OOO |
|
財務部 |
處長 |
OOO |
|
OOO |
OOO |
OOO |
|
OOO |
OOO |
OOO |
表格
4 00公司00會議紀錄
|
OO公司OO會議紀錄 |
|
|
會議日期 |
|
|
會議主辦單位 |
|
|
與會單位與人員 |
董事長OOO、獨立董事OOO、監察人OOO、財務部OOO、OOO |
|
議題 |
公司股權分散下遇市場派攻擊 |
|
屬性 |
☐本質OO%☑明責OO%☑資訊OO%☐執行OO%☐道德OO% |
|
紀錄 |
一、公司董事長應否從市場購入股權（董事長）（考核時間：會議結束起一個月） 二、是否應公開呼籲投資人支持公司（財務部）（考核時間：會議結束起一個月） |
表格
5 會議屬性表
|
id |
會議主辦單位 |
與會單位 |
議題 |
本質 |
執行 |
資訊 |
明責 |
道德 |
|
1 |
董事長室 |
獨立董事、財務部 |
AA |
60% |
40% |
0% |
0% |
0% |
|
2 |
董事長室 |
生產部、財務部 |
BB |
0% |
100% |
0% |
0% |
0% |
|
3 |
董事長室 |
獨立董事、研發部 |
CC |
0% |
0% |
100% |
0% |
0% |
|
4 |
董事長室 |
獨立董事、公關部 |
DD |
0% |
0% |
50% |
0% |
50% |
|
5 |
董事長室 |
獨立董事、會計部 |
EE |
0% |
0% |
0% |
100% |
0% |
表格
6 結論追蹤表
|
id |
主辦單位 |
負責單位 |
負責人員 |
議題 |
決議事項 |
辦理情形 |
|
1 |
董事長室 |
獨立董事 |
OO |
AA |
OO |
|
|
2 |
董事長室 |
生產部 |
OO |
BB |
OO |
|
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